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Guarda de documentos eletrônicos

Para você que busca guarda de documentos eletrônicos, vai achar no site da Dotec. Solicite um orçamento hoje e conheça uma empresa muito capacitada.

Guarda de documentos eletrônicos: Benefícios e Implementação

Na era digital em que vivemos, a gestão eficiente de documentos é crucial para empresas de todos os tamanhos. Nesse contexto, os guarda de documentos eletrônicos surgem como uma solução moderna e eficaz para lidar com a crescente quantidade de informações que as organizações precisam gerenciar. Vamos explorar mais sobre o que são esses sistemas, suas vantagens e como implementá-los.

A transição para métodos digitais de armazenamento de documentos tornou-se uma necessidade para garantir a segurança, acessibilidade e eficiência na gestão de informações empresariais.

O que são Guarda de documentos eletrônicos?

Os guarda de documentos eletrônicos são sistemas que permitem às empresas armazenar, organizar e gerenciar documentos de forma digital. Isso inclui contratos, faturas, relatórios e outros tipos de registros essenciais para o funcionamento da empresa.

Vantagens dos Guarda de documentos eletrônicos

Segurança:

  • Criptografia avançada e controle de acesso garantem a proteção dos dados contra acessos não autorizados.

Acessibilidade:

  • Documentos podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e a colaboração.

Redução de Custos:

  • Eliminação do uso de papel, armazenamento físico e custos associados à manutenção de arquivos em papel.

Como Implementar Guarda de documentos eletrônicos?

Avaliação das Necessidades:

  • Identificar quais documentos precisam ser digitalizados e gerenciados eletronicamente.

Escolha da Plataforma:

  • Selecionar um software ou sistema de gestão de documentos que atenda às necessidades específicas da empresa.

Treinamento e Integração:

  • Capacitar os funcionários para usar efetivamente o sistema e integrá-lo aos processos existentes.

Monitoramento e Atualização:

  • Manter o sistema atualizado e monitorar regularmente sua eficácia e segurança.

Conclusão

Adotar guarda de documentos eletrônicos não é apenas uma medida de modernização, mas sim uma estratégia essencial para garantir a segurança, eficiência e acessibilidade dos dados empresariais. Investir nessa tecnologia não só traz benefícios imediatos, como também prepara a empresa para os desafios futuros da gestão de informações.

“Guarde seus documentos na DOTEC e use seu espaço para o seu NEGÓCIO!”

GUARDA DE DOCUMENTOS

Com um novo conceito que simplifica o serviço de guarda de documentos, através da centralização de todos os custos envolvidos em um único valor mensal por cada caixa padrão DOTEC fornecida, você esvazia seus arquivos solicitando a quantidade de caixas necessárias. Cada caixa padrão DOTEC comporta até 20 Kg de documentos e equivale em tamanho a 3 caixas do tipo box.

Pague mensalmente o custo unitário multiplicado pela quantidade de caixas utilizadas, além de eventuais solicitações e movimentações.

Simples assim!

E buscando a melhor forma de atendimento aos seus Clientes, dividiu seu serviço de Guarda de Documentos em dois produtos distintos: A Guarda Simples e a Guarda Técnica.

GUARDA SIMPLES

Através da utilização do nosso sistema, totalmente informatizado, você controlará de forma ágil e eficaz todo o seu acervo. Após a realização do seu cadastro, você poderá solicitar à DOTEC a quantidade de caixas que precisar. Nós encaminhamos ao seu endereço cadastrado as caixas solicitadas com o mesmo número de identificação constante no sistema. Ao receber em seu endereço, basta passar os documentos do interior da caixa no sistema com a descrição do conteúdo de cada caixa, para futuras pesquisas. Após a indexação do conteúdo no sistema, solicite-nos a retirada das caixas com apenas um clique, liberando seu espaço físico. Nós iremos mantê-los de forma adequada em nossos depósitos. Quando precisar novamente de algum documento, basta acessar nosso portal e fazer a pesquisa para localizar a caixa que contenha o documento que deseja e solicitar a sua movimentação quantas vezes forem necessárias.

Nesta modalidade, a Guarda Simples, o cliente é quem realiza a indexação dos documentos contidos em cada caixa. Quando da necessidade de algum documento a caixa é levada às instalações do Cliente, que fica responsável pela abertura, localização do documento, retirada, recolocar após o uso o documento na caixa e solicitar o retorno da caixa para as instalações da DOTEC.

GUARDA TÉCNICA, GESTÃO E FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS

Através da Guarda Técnica oferecemos o controle de conteúdo armazenado, proporcionando soluções pontuais para o gerenciamento eletrônico e físico das atividades específicas de nossos clientes, funcionando como um Centro de Documentação Remoto.

Para diversas atividades existe a necessidade da formalização de Contratos/Dossiês acompanhados de documentos específicos das partes envolvidas, formando um dossiê.

A DOTEC além de guardar os documentos disponibiliza uma equipe capacitada para a checagem, gerenciamento e controle desta documentação, atendendo a demandas específicas como digitalização de documentos, atendimento virtual documento a documento. Dessa forma reduzimos os custos de frete, deslocamento e tempo no atendimento.

Nesta modalidade, a Guarda Técnica, a DOTEC é quem realiza a indexação dos documentos contidos em cada caixa. Quando da necessidade de algum documento ele é levado às instalações do Cliente ou mesmo digitalizado, apontado no sistema para consulta ou encaminhado por e-mail.

ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A DOTEC é capacitada tecnicamente para o desenvolvimento de um efetivo Programa de Gerenciamento de Documentos e Informações de uso corrente, intermediário e inativo, com o tratamento arquivístico de todo o conjunto documental. Padronização, segundo as normas técnicas e a legislação em vigor, dos critérios para a produção, classificação, tramitação, utilização, avaliação e destinação final da informação. O objetivo é assegurar a racionalização das atividades relativas a todas as fases do ciclo da informação e, consequentemente, garantir a preservação do fundo institucional, o acesso seguro, rápido e fácil. A organização do acervo, segundo procedimentos e métodos apropriados, é de grande importância para torná-lo um arquivo de informações, que sirva como fonte de referência, consulta ou pesquisa para a comprovação de direitos; para a tomada de decisões;plena utilização do potencial informativo e a disseminação de sua memória técnica e histórica.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

O serviço de digitalização de documentos consiste na alteração do suporte de papel para o eletrônico e permite economizar com espaço físico, agilidade na busca de informação e na organização de seus documentos.

A DOTEC utiliza scanners de produção de última geração, dotados de tecnologia avançada para captura de imagens de documentos, contendo as seguintes características:

· Digitalização em preto e branco, tons de cinza ou em cores; · Digitalização nos formatos de A4 até ofício; · Utilização da tecnologia VRS; · Armazenamento nos formatos TIFF, JPG ou em PDF; · Resolução de 200 a 300 DPI conforme o original; · Agrupamento das imagens em arquivos multipáginas quando necessário.

Após a digitalização é realizado o serviço de pós-escaneamento e controle de qualidade com revisão ótica de todas as imagens com tratamento em lote ou uma a uma compreendendo todos os processamentos necessários a alcançarmos a melhor qualidade de visualização possível.

De posse dos arquivos eletrônicos será realizada a indexação, que consiste no apontamento da imagem ao documento cadastrado no sistema.

A gravação da documentação digitalizada também poderá ser feita em DVD ou HD externo com estrutura de acordo com a indexação e organização física dos documentos originais.

DEMAIS SERVIÇOS DE APOIO ADMINISTRATIVO

A DOTEC está apta a oferecer toda a gama de serviços de apoio administrativo à seus Clientes. Desta forma abre-se um grande leque de atividades em que poderemos contribuir para uma melhor gestão dos negócios de nossos Clientes. Entre as atividades oferecidas estão a de Secretariado, Operador de máquina de fotocópia, Apoio ao Almoxarifado, apoio às áreas financeiras e de Compras, entre outras.

Entre em contato e descubra como podemos melhorar a gestão de seus negócios!


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Principais cidades e regiões do Brasil onde a Dotec atende Guarda de documentos eletrônicos:


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